大连商务职业学院行政机关公文处理办法

第一章 总 则

第一条 为使大连商务职业学院行政机关（以下简称学院机关）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。

第二条 学院机关的公文是学院机关在行政管理过程中所形成的具有强制规定性和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条 公文处理必须严格执行学院保密制度和其他有关规定，确保学院秘密的安全。

第六条 学院及学院下属各单位、各部门负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。

第七条 院长办公室是公文处理的管理机构，学院下属各单位、各部门应当配备专职人员或指定专人负责公文处理工作。

第二章 公文种类

 第八条 学院机关的公文种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤消下级机关不适当的决定事项。

（二）通告

 适用于公布学院内各有关方面应当遵守或周知的事项。

（三）通知

 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（四）通报

 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（六）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（七）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（八）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（九）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第九条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）涉及学院秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“机密”级公文还应当标明份数序号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文机关标志应当使用发文机关全称：大连商务职业学院。联合行文，我院排列在前。

（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明我院机关发文字号。

（五）上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（九）公文除“会议纪要”和以电报的形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准。联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的事项），应当加括号标注。

（十二）公文应当标注主题词。（上行文按照上级机关《公文主题词表》标注主题词。）下行文、平行文根据公文主题按照从内容到形式、从大到小规律标注。主题词不超过 7个，最后一个是公文种类。

（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。

（十四）文字从左至右横写、横排。

第十条 公文中各组成部分的标志规则，按照《大连商务职业学院行政机关公文格式规定》执行。

第十一条 公文用纸采用A4型（210mm × 297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十二条 行文应当确有必要，注重效用。

第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不作越级请示和报告。

第十四条 学院机关与学院党委可以联合行文。行文时党委在前学院机关在后。

第十五条 学院各单位、各部门之间或与省厅条条对口部门可以相互以书面形式商洽工作、答复问题，但不得对外和向下正式行文。

第十六条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关 。“报告”不得夹带请示事项。

第十七条 向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

第十八条 属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

第十九条 除院领导直接交办的事项外，各单位、各部门不得以机关名义向院领导报送“请示”、“意见”和“报告”。

第五章 发文办理

第二十条 发文办理指以学院机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二十一条 草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及学院有关规定。

（二）情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”、第三层为“ 1、”、第四层为“（1）”。只有两层时，可跨过第二层“（一）”，直接使用第三层“1”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语名中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十二条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

第二十三条 公文送院领导签发前，应当进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

第二十四条 以学院机关名义制发的上行文，由院长或者执行院长签发；以学院机关名义制发的下行或平行文，由执行院长或者由执行院长授权的其他负责人签发。

第二十五条 公文正式印制前，学院办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第六章 收文办理

第二十六条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十七条 收到下级机关上报的需要办理的公文，院长办公室应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及学院有关规定；涉及其他部门的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

第二十八条 经审核，对符合本办法规定的公文，院长办公室应当及时提出拟办意见，送院长批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公室主任批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

第二十九条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的部门并说明理由。

第三十条 收到上级机关下发或交办的公文，由院长办公室提出拟办意见，送院长批示后办理。

第三十一条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级领导协调或裁定。

第三十二条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十三条 送院长批示或者交有关部门办理的公文，学院办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章 公文归档

第三十四条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》以及学院有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十五条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本院的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十六条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第三十七条 拟制、修改和签批公文，应当在学院公文拟稿纸上进行，字迹颜色及材料规定为蓝、蓝黑、黑墨水、墨汁，以及其它符合存档要求的材料。

第八章 公文管理

第三十八条 公文由院长办公室专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第三十九条 院长办公室应当建立健全学院机关公文处理的有关制度。

第四十条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，学院机关经有关负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

第四十一条 公开发布学院机关公文，必须经学院机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第四十二条 公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第四十三条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经负责人批准，可以销毁。

第四十四条 销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。

第四十五条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤消时，需要归档的公文整理（立卷）后移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照规定移交、清退。

第九章 附 则

第四十六条 学院机关其他广义上的公文比照本办法处理。外事方面的公文，按照涉外有关规定并参照本办法处理。

第四十七条 学院领导，院长办公室，学院各单位、各部门负责人及有关人员对贯彻落实本办法有执行和监督的权力。

第四十八条 本办法根据国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》，结合我院实际情况制定。

第四十九条 本办法自2004年3月5日起施行。原有的公文处理办法同时废止。

第五十条 执行过程中若遇与上述规定相抵触的，以本办法为准。本办法解释权归院长办公室。