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大连商务职业学院行政机关公文格式规定
1 、范围
本《规定》规定了大连商务职业学院行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标志规则。
本规定适用于我院行政机关制发的公文。
2 、引用标准
下列标准所包含的条文，通过在本规定中引用而构成本规定的条文。
GB/T148-1997印刷、书写和绘图纸幅面尺寸；
GB/T9704-1999国家行政机关公文格式
3、 定义
本规定采用下列定义。
3.1字word
标志公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。
3.2行line
标志公文中纵向距离的长度单位。本规定以 3号字高度加7/8倍3号字高度的中文距离为一基准行。
4 、公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用纸张定量为 60—80g/m 2 的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85—90%，横向耐折度 ≥ 15次，不透明度85%，pH值为7.5—9.5。
5 、公文用纸幅面及版面尺寸
5.1公文用纸幅面尺寸
公文用纸采用 GB/T48中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm × 297mm。
5.2公文页边与版心尺寸
公文用纸天头（上白边）为 37mm
公文用纸订口（左白边）为 28mm
版心尺寸为 156mm × 225mm（不含页码）
6 、公文中图文的颜色
未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。
7、 排版规格与印制装订要求
7.1排版规格
正文用 3号仿宋体（GB2312），每面排22行，每行排28个字。
7.2制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过 1mm。
7.3印刷要求
双面印刷；页码套正，两面误差不得超过 2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
7.4装订要求
公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过 4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差 ± 4mm。平订钉锯与书背间的距离为3—5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差 ± 1mm，四角成90 ° ，无毛茬或缺损。
8 、公文中各要素标志规则
本规定将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色 0.8mm宽实线 〔以下简称实线〕 （长度同版心宽，即 156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色实线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
8.1眉首
8.1.1公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。如需标志公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标志在版心左上角第一行。
8.1.2秘密等级和保密期限
如需标志秘密等级，用 3号黑体字，顶格标志在版心右上角第一行，两字之间空1字；如需同时标志秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用实心五角星隔开。
8.1.3紧急程度
如需标志紧急程度，用 3号黑体字，顶格标志在版心右上角第一行，两字之间空1字；如需同时标志秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标志在版心右上角第一行，紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。
8.1.4发文机关标志
由发文机关名称后加“文件”组成：例：“大连商务职业学院文件”；特定的公文（如“函”），只标志机关名称，例：“大连商务职业学院”。发文机关标志上边缘至版心上边缘为 25mm。上报公文发文机关标志至版心上边缘为80mm。
发文机关标志采用华文中宋体字、加粗一级、红色，尺寸为 21.5mm（高） × 14.2mm（宽）。
联合行文时我院名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
8.1.5发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标志下空 2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标志；年份应标名称，用六角括号“ 〔〕 ”插入；序号不编虚位（即 1不编为001），不加“第”字。例：大商院发 〔 2003 〕 1号；大商院函 〔 2003 〕 1号。
发文字号之下 4mm处印一条与版心等宽的红色实线。
8.1.6签发人
上报的公文需标志签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空 1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体标志签发人姓名。
8.2主体
8.2.1公文标题
红色实线下空 2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
8.2.2主送机关
标题下空 1行，左侧顶格用3号仿宋体字标志，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示公文时，应将主送机关名称移至版记中的主题之下、抄送之上，标志方法同抄送。
学院机关下行文主送机关一般称谓为“各单位、各部门”。“各单位”指学院下属教学、教辅、后勤单位，校办独立法人企业；“各部门”指学院机关各职能处室、各类委员会。
8.2.3公文正文
主送机关名称下一行，每自然段左空 2字，回行顶格。数字、年分不能回行。
8.2.4附件
公文如有附件，在正文下一行左空 2字用3号仿宋体字标志“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1. ×××× ”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文一起装订，并在附件左上角第 1行顶格标志“附件”，有序号时标志序号；附件的序号和名称前后标志应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标志公文的发文字号并在其后标志附件（或带序号）。
8.2.5成文时间
用汉字将年、月、日标全；“零”写作“ 0”；成文时间的标志位置见8.2.6。
8.2.6公文生效标志
8.2.6.1单一发文印章
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标志成文时间。成文时间右空 4字；加盖印章应上距正文2—4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。
8.2.6.2特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标志“此页无正文”的方法解决。
8.2.7附注
公文如有附注，用 3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标志在成文时间下一行。
8.3版记
8.3.1主题词
“主题词”用 3号黑体字，居左顶格标志，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。
8.3.2抄送
公文如有抄送，在主题词下一行；左空 1字用3号仿宋体字标志“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词下，标志方法同抄送机关。
8.3.3印发机关和印发时间
位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占一行位置；用 3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标志。
8.3.4版记中的实线
版记中各要素之下均加一条实线，宽度同版心。
8.3.5版记的位置
版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。
9、页码
用 4号半角白体阿拉伯数码标志，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标志页码。
10、公文中表格
公文如需附表，对横排 A4纸型表格应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
公文如需附 A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。
11、公文的特定格式
11.1信函式格式
发文机关名称上边缘距上页边的距离为 30mm，字体、字号同8.1.4；发文机关名称下4mm处为一条武文线，距下页边20mm处为一条文武线，两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标志方法从本规定相应要素说明。
11.2会议纪要格式
会议纪要标志由“大连商务职业学院会议纪要”组成。其标志位置字体、字号、颜色同 8.1.4。会议纪要不加盖印章。其他要素从本规定相关要素说明。
12、式样（略）
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